4 herramientas clave GRATIS para transformar tu negocio

Tu negocio tiene un gran potencial y estoy seguro que quieres aprovecharlo al máximo. Por esto mismo, me dí la tarea de recomendarte herramientas clave para transformar tu negocio digitalmente.

Todas estas herramientas tienen un plan GRATIS para que puedas probarlas en tu negocio sin ningún riesgo. Para cada tipo de plataforma existen muchas opciones en el mercado. Después de probar estar versiones gratis, puedes probar alguna otra en su versión de prueba o de paga y decidir cuál es la mejor para tu negocio.

Esta lista está divida por departamento de tu negocio atacando 4 ejes principales:

  1. Ventas
  2. Marketing
  3. Finanzas
  4. Operaciones

Integrar tecnología a estos departamentos de tu negocio te permitirá ser más efectivo. Aún si no tienes los departamentos divididos o eres tú mismo quien hace todo, tus tareas se facilitarán al utilizar estas plataformas.

Es importante que establezcas una base de trabajo para tu empresa y así te sea más fácil integrar nuevas personas a tu equipo de trabajo.

Seguramente te vas a dar cuenta que los beneficios de cada tecnología son similares. Transformar digitalmente tu negocio tiene los siguientes beneficios generales:

  1. Medir el desempeño
  2. Mejorar el proceso
  3. Decidir con base a los datos
  4. Reducir responsabilidades
  5. Organizar tus activos
  6. Facilitar el proceso
  7. Controlar tus activos

El impacto de cada uno sobre el departamento en el que se integra es distinto. Además, la prioridad de cada beneficio por departamento puede variar. Por ejemplo, en el departamento de Finanzas una prioridad puede ser reducir costos mientras que en el departamento de Ventas es mejorar el proceso de ventas.

Nota: La mayoría de las herramientas sólo están disponibles en inglés. Si quieres obtener las mejores herramientas para tu negocio, es muy útil que tú y tu equipo sepan algo de inglés.

1. Ventas: CRM (Customer Relationship Manager)

customer relationship management
Perfil de tu cliente

Crea un proceso de venta exitoso y organiza tu cartera de clientes. Este tipo de herramienta ofrece muchísimo valor para tu negocio, pero sobretodo tu cliente. Como lo dice el nombre, gestionas tu relación con el cliente.

Un CRM te permite administrar tus contactos, clientes u organizaciones a las que les vendes o estás por venderles. La información que genera un CRM a partir de tus interacciones con la herramienta es de mucho valor para tu negocio.

Beneficios de un CRM

1. Organizar tu cartera de clientes

Concentra toda la información sobre tus clientes en un sólo lugar: datos de contacto, empresa, compras pasadas, ventas en proceso, llamadas, reuniones, todo. Ya no tienes que preocuparte por olvidar información, dónde lo anotaste, o cometer errores de memoria al hablar con tu cliente.

Probablemente tenías un control similar en una hoja de cálculo. Con el CRM olvídate del Excel, de que si le paso algo a la computadora, de que si no encuentras el archivo, que no se guardaron los cambios, que el cliente tiene dos teléfonos pero tu Excel sólo una columna y ahora debes reajustar… Todas esas excusas quedan descartadas.

2. Mejora el seguimiento

No te olvides de llamarte a tu cliente de nuevo. Un buen CRM tiene un control de tareas para que puedas tener un seguimiento efectivo y cerrar más tratos. ¿Sientes que mantener un buen seguimiento es una tarea difícil? Esto te ayudará muchísmo.

Si tienes un equipo de ventas, esto será una excelente ayuda para que puedan cerrar más tratos y mejorar los resultados de tu negocio. Elimina el margen de error humano.

3. Visualiza tu proceso de ventas

Identifica qué clientes y qué tratos están en cada etapa de tu proceso de ventas. De esta manera, podrás ver qué etapa requiere más atención y en qué entrenarte a tí o a tu equipo. Por ejemplo, si tienes una etapa que es «Cotizado», y no pasan a la siguiente etapa «Cerrado», deberías entrenarte en cierres de venta.

¿No tienes un proceso de ventas estructurado? Esto te ayudará a crear uno. Puedes comenzar con plantillas que ofrece el mismo CRM o modificarlo a tu gusto.

4. Mide el desempeño de tu equipo

Date cuenta si tu equipo de ventas está cumpliendo con su deber. Puedes visualizar estadísticas sobre tareas completadas, tratos cerrados, porcentaje de conversión, entre otras. t

Esto hará que tus juntas de ritmo con tu equipo sean más efectivas porque tu equipo no necesita emplear tiempo en hacer reportes o cálculos, la herramienta ya lo hace por ellos.

5. Decíde con base a los datos

Toma decisiones efectivas respaldadas en hechos, no suposiciones. Estas decisiones pueden ser relacionadas a entrenamiento, precios, agrandar o reducir el equipo, priorizar actividades o seleccionar un producto estrella.

Tu principal tarea como dueño de negocio es tomar decisiones. Al utilizar esta herramienta podrás automatizar la toma de decisiones relacionadas con el departamento de ventas. Inlcuso, establecer una base de trabajo para tu equipo.

Herramienta recomendada: HubSpot

hubspot crm logo
HubSpot, un CRM gratuito

HubSpot es una suite de marketing completa que tiene un plan gratuito para siempre. Este plan te permite utilizar el CRM casi en su totalidad, restringiendo sólamente algunas funcionalidades de la suite de marketing como cantidad de formularios diferentes, enlaces para reunión, entre otras.

Además, HubSpot cuenta con aplicación móvil para que lleves la gestión de tu cartera de clientes y tareas a donde quiera que estés. Recibe notificaciones de pendientes y accede rápidamente a la información que necesitas.

Prueba HubSpot ahora, es gratis para siempre: https://www.hubspot.com/

2. Marketing: Gestor de Redes Sociales

gestor de redes sociales
Gestiona tus redes sociales

Seguramente has notado lo complicado que puede ser alimentar de contenido tus redes sociales. Es probable que se te haya olvidado publicar un par de veces, o no tienes un horario consistente de tus publicaciones. Eso es precisamente lo que puedes resolver con un Gestor de Redes Sociales.

El éxito depende de la persistencia y consistencia de tus esfuerzos. Esto aplica también para tus redes sociales. Crear una comunidad de seguidores requiere esfuerzo consistente.

Beneficios de un Gestor de Redes Sociales

1. Publica a tiempo siempre

Genera una expectativa en tu comunidad, que tus seguidores esperen ver tus publicaciones cada día. Para esto es crucial ser consistente en cantidad y horario. Puedes programar tus publicaciones para cada día a una cierta hora o un rango de horas.

2. Incrementa tu presencia digital

Si publicas de manera consistente, crearás presencia para tu negocio en redes sociales. Aún y cuando no obtengas interacciones, la comunidad ve tus publicaciones. De esta manera estás presente todos los días para ellos y por simple repetición, relacionarán tu negocio con tus productos o servicios.

Nota: Tus publicaciones habituales no deben ser de tus productos o servicios. Publica contenido con el que la comunidad se identifique y digan «estoy de acuerdo contigo». Si quieres publicar tus productos o servicios, publica antes al menos 4 veces contenido de valor.

3. Reduce la carga de trabajo diaria

Agenda todas las publicaciones de la semana un sólo día en 1 hora. Ya no tienes que preocuparte por buscar la imagen, escribir el texto, agregar emojis, etc. Es posible que en la semana tengas el tiempo muy limitado y no puedas hacerlo alguno de estos días.

Si tienes un equipo de marketing, pueden dedicarse durante la semana a producir nuevo contenido de valor para la siguiente semana. Reduce la cantidad de tareas manuales para tu equipo y mejora su efectividad.

4. Organiza tu contenido

Crea un poderoso mensaje de impacto en redes sociales organizando tus publicaciones. Finalmente, estás contando una historia. Al utilizar esta herramienta te aseguras de que tu comunidad sí vea toda la historia.

Además, un mensaje estructurado es mucho más efectivo en tu comunidad para crear consciencia y confianza en tu negocio. Es más probable que estés en la mente de tu cliente potencial cuando se presente su problema que puedes resolver.

5. Mejora tus resultados

Publicar a las mejores horas siempre, te permitirá que obtengas los mejores resultados para tu negocio. El primer paso para esto es experimentar cuáles son las mejores horar. Publica a distintas horas, en la mañana, a medio día, por la tarde y evalúa cuál es tu mejor horario.

Esto requiere disciplina, y esta es la ayuda que te proveerá la herramienta. Una vez que identifiques el mejor horario, programa todas tus publicaciones en este rango de tiempo.

Herramienta recomendada: Later

later gestor de redes sociales logo
Later, gestor de redes sociales

Later es un gestor de redes sociales con un énfasis en Instagram. Finalmente, Instagram sigue siendo la red social más popular al momento. Además, puedes agendar publicaciones para Instagram, Facebook, Twitter y Pinterest.

El plan gratuito de Later tiene un límite de publicaciones para Instagram de 30 al mes, por lo que es ideal para una publicación diaria. Además, Later cuenta con un planificador visual de tu perfil de Instagram. Así será más fácil crear un mensaje consistente para tu comunidad.

Comienza a gestionar tus redes sociales con Later ahora: https://later.com/r/jm-alvarezs98-9221a6

3. Finanzas: Sistema Contable

sistema contable
Reportes de finanzas

Es muy importante tener un control estricto de tu contabilidad. No sólo en términos de impuestos, sino en tus ingresos y gastos. Además, debes poder visualizar toda la información relacionada con la rentabilidad de tu negocio y tu flujo de efectivo para hacer ajustes o pronósticos.

Un negocio debe ser rentable, pero no sólo eso, debe ser lo más rentable posible. Esto te permitirá crecer y ayudar a más personas a resolver su problema. Por lo tanto, un área crucial en una empresa es la de finanzas.

Beneficios de un Sistema Contable

1. Controla tus costos

Ten a la mano los gastos de tu empresa y visualiza por medio de gráficas su comportamiento. Gracias a esto podrás determinar si tus costos se están disparando e identificar si fue relacionado a un evento. Además, recibe los cálculos de márgenes de utilidad para evaluar el impacto de estos costos para tu negocio.

2. Genera cotizaciones y facturas

Hazte distinguir entre la competencia por tu profesionalismo. Enviar cotizaciones o facturas con formatos personalizados te da una imagen mucho más profesional. Este tipo de herramientas te permite elaborar estos documentos con plantillas para que agregues tu logo y tus colores. Puedes enviar tus formatos por correo electrónico a tus clientes o bien, descargarlos en PDF e imprimirlos.

Además, de la mano con el proceso de venta, puedes convertir una cotización en una factura. De esta forma, puedes darte cuenta cuando un cliente ha avanzado en tu proceso de venta.

3. Consulta reportes en tiempo real

Finanzas no tiene que ser sólo números, visualiza gráficas sobre tu flujo de efectivo, crecimiento y fuentes de ingresos de tu negocio. De esta forma, la contabilidad se vuelve más interactiva y visual si lo tuyo no son los números.

Esto te ayudará al momento de tener tus juntas de ritmo o seguimiento, porque los reportes se actualizan automáticamente y tu equipo de finanzas no emplea su tiempo en crear este reporte.

4. Decide con base a los datos

Determina las fuentes principales de costos y decide qué recortar primero. Por otro lado, decide en qué productos invertir o si necesitas una nueva estrategia fiscal. Todo este tipo de decisiones estarán respaldadas por los datos y reportes que genera la plataforma.

Además, esto es útil para tu contador para que pueda recomendarte qué decisión tomar. La comunicación entre tú y tu contador debe ser muy efectiva por lo que la herramienta puede servir de puente entre ambos.

5. Guarda tu información en línea

Tus datos están protegidos todo el tiempo. No tienes que preocuparte por tener un archivo de Excel protegido, cuidar la computadora o el disco duro, entre otros posibles problemas. Sólo debes preocuparte por recordar una contraseña para poder entrar a la plataforma.

Si aún llevas tu contabilidad únicamente en papel… creo que está de más decir que deberías comenzar a transformar tu negocio digitalmente.

Herramienta recomendada: Wave Apps

wave apps sistema contable logo
Wave, sistema contable

Este es un excelente software de contabilidad para emprendedores. Te permite llevar un control de gastos, cuentas, ingresos, realizar cotizaciones y más. El uso de Wave Apps es completamente gratuito para siempre. Esto se debe a que la empresa Wave que la desarrolló realmente gana dinero de sus servicios de contabilidad, no de su plataforma.

Sin embargo, como está diseñado para usuarios de Estados Unidos, no tiene integrada la función de facturación electrónica mexicana. Si tu contador es el que realiza estas tareas o ya te provee algún sistema de sólo facturación, esta es una gran herramienta para llevar un control más cercano.

He usado Wave por un poco más de 1 año y estoy muy satisfecho con su funcionalidad, rapidez y diseño visual.

Transforma tu contabilidad a formato digital ahora: https://www.waveapps.com/

4. Operaciones: Administrador de Proyectos

administracion de proyectos
Gestión de Proyectos: Tablero de Scrum

Organizar tareas y personas puede volverse complicado. En mi caso, administrar proyectos de software con desarrolladores trabajando de forma remota está muy lejos de ser sencillo.

La imagen te muestra un tablero de tarjetas kanban, una forma de ver el estado de un proyecto. Esto es útil para tenerlo en la oficina o sala de juntas donde se revisa el seguimiento. ¿Qué pasa cuando salen la oficina? ¿Cómo puedes saber en qué esta trabajando tu equipo? ¿Cuál es el progreso? ¿Las estimaciones de tiempo han sido correctas?

Todas estas preguntas pueden ser contestadas por un administrador de proyectos digital en uno o pocos clicks, mientras que, en una gestión manual, debes hacer los cálculos tú mismo.

El componente primordial para la transformación digital es una buena gestión de proyectos y procesos.

Beneficios de un Adminstrador de Proyectos

1. Mide el desempeño de tu equipo

Visualiza el progreso del proyecto y el cumplimiento de tu equipo con sus tareas. Puedes saber si tu equipo requiere acelerar el paso o si las tareas han sido muy complicadas. Toda acción queda registrada con fecha y hora para saber si quiera si tu equipo está usando la herramienta de forma adecuada.

2. Evalúa si necesitas más personal

Puedes ver la carga de trabajo para cada integrante de tu equipo en número de tareas. Si ves que el equipo trabaja a su máximo potencial y es muy complejo que cumplan con sus tareas en tiempo y forma, es probable que necesites más personal.

De esta manera, la decisión de agregar más integrantes al equipo se basa en datos, no en suposiciones. Por ejemplo, es posible que el equipo sí cumpla con las tareas, pero tienen defectos. En este caso, reducir la cantidad de tareas puede mejorar la calidad del producto final.

3. Identifica áreas de oportunidad

Conoce qué tareas toman más tiempo y crea soluciones con tu equipo al respecto. Debido a que todo lo que realizas lo tienes registrado, puedes identificar cuellos de botella, procesos largos, oportunidades de mejora o dolores de cabeza para tu negocio o equipo.

Además, puedes crear un nuevo proyecto para solucionar estos problemas y definir prioridades dentro de la misma plataforma.

4. Facilita la colaboración y comunicación

Evita malos entendidos o cuellos de botella por comunicación. En la plataforma se indica todo lo que se debe de hacer y, si hay dudas, se contestan ahí mismo para que todo el equipo esté enterado. Esto crea un ambiente de transparencia.

La transparencia permite que todos los miembros del equipo o negocio sepan en qué está trabajando otro colaborador. De esta forma, obtienen un refuerzo positivo que todos contribuyen a una misma meta y fomenta el trabajo en equipo.

5. Accede en cualquier dispositivo

Actualiza tus tareas desde tu teléfono o computadora. Elimina las excusas de «no tengo mi computadora a la mano». De esta manera todo tu equipo puede acceder a la información y a sus tareas aún estando fuera de la oficina.

Además, recibe notificaciones de tareas por vencer o cuando alguien completa una tarea relacionada a la tuya. Esto genera la presión suficiente para que tu equipo no deje todo para el último.

Herramienta recomendada: Click Up

click up amdin de proyectos
Click Up, adminsitrador de proyectos

He desarrollado software por alrededor de 2 años y debo decirte que la tarea más complicada es gestionar un proyecto. Además, la mayoría de las herramientas en el mercado son costosas para muchos usuarios y en software cada proyecto es un nuevo equipo de 3 a 4 personas.

Es por esto que me dí la tarea de encontrar una buena herramienta que su costo sea rentable pero que sea atractiva visualmente para trabajar en ella. Esto mismo es Click Up.

Dicen que tu mejor vendedor es un cliente satisfecho y eso soy con Click Up. Podrás administrar Proyectos, Listas de Tareas, Procesos, y visualizar la carga de trabajo de cada usuario a manera de Calendario, Diagrama de Gantt, Tablero de Kanban, y es ideal para comenzar a integrar metodologías ágiles como Scrum a tus proyectos cotidianos.

Comienza ahora a gestionar tus proyectos de manera efectiva: https://clickup.com/?fp_ref=juan84

Conclusión

Transforma tu negocio digitalmente. El hecho de integrar este tipo de herramientas te ayudará a crecer como organización y a cambiar la cultura de tu organización. La tecnología es tu mejor aliado si la utilizas adecuadamente, y tengo la confianza en que así será para tí.

Seguro te diste cuenta de la frase «elimina las excusas» y este es un impacto positivo de todas estas las herramientas. «Se me olvida dar seguimiento», el CRM lo resuelve; «Me toma mucho tiempo al día publicar en redes», el gestor de redes lo resuelve; «Hace la contabilidad quita mucho tiempo», el sistema contable te ayuda; «No tenía la información clara», el administrador de proyectos puede ayudarte. Cuando eliminas las excusas, tienes mejores resultados.

Comparte este artículo si quieres con algún dueño de negocio o emprendedor que creas que le pueda ayudar y comenta qué te parecieron las herramientas. ¿Pudiste probarlas? ¿Probaste otras alternativas? ¿Con cuál decidiste quedarte y por qué?

Te agradezco tu atención y tiempo.

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#YaTransformate

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